Penulis Tamu Kelima Belas #31harimenulis

Ada satu istilah yang sering saya anggap remeh saat mahasiswa, cah beasiswa. Ya cah beasiswa adalah sebutan saya untuk mereka yang kerap mengikuti exchange ke luar negeri. Saat mahasiswa saya berpikir kegiatan ini tak berguna. Ternyata saya salah total. Ketika mendapat kesempatan berlibur ke luar negeri saya mendapati bahwa pengalaman yang kita dapatkan di luar tak bisa terbeli dan sangat penting. Penting khususnya bagi pengembangan dan keterbukaan pola pikir kita.

Saya tak mau penyesalan ini juga mendera teman-teman sekalian. Untuk itu kami menghadirkan Dini Latifah (Komunikasi 2006) sebagai penulis tamu. Saat mahasiswa ia bekerja paruh waktu menjadi staf di Kantor Urusan Internasional (KUI) UGM. KUI adalah bagian yang mengurusi permasalahan beasiswa di UGM. Dengan pengalamannya tersebut ia berbagi cerita mengenai usaha apa saja yang bisa kita lakukan untuk meraih beasiswa, untuk meraih sebuah pengalaman yang tak terduga di luar sana. Selamat membaca. (Ardi Wilda)

Kerjakan PR, Kejar Beasiswa

Oleh: Dini Latifah

            Mendapat kesempatan untuk menjalani pekerjaan part-time di Kantor Urusan Internasional (KUI) UGM merupakan sebuah pengalaman yang menyenangkan. Bagaimana tidak, selain dapat honor, kesempatan untuk bertemu rektor, menteri, raja, duta besar, dan pejabat-pejabat penting lainnya bisa terjadi kapan saja. Tentu saja tak ketinggalan informasi beasiswa. Karena berbagai hal yang tidak dapat dibeli dengan uang tersebut saya tasbihkan pekerjaan part-time di KUI UGM sebagai kegiatan selo paling keren di Yogyakarta.

            Terhitung sejak awal Januari 2010 saya bergabung di KUI UGM. Sayangnya, karena saya baru bergabung di saat-saat semester akhir kuliah, saya jadi tidak bisa mendaftar berbagai macam beasiswa yang informasinya datang tiap hari. Mengapa? Karena rata-rata persyaratan beasiswa baik program maupun exchange ditujukan bagi mahasiswa semester 3-5.

            Selama saya bergabung di KUI, beberapa kali saya dilibatkan untuk proses seleksi bagi mahasiswa yang mendaftar suatu beasiswa. Dalam tulisan ini saya akan mengupas dibalik layar bagaimana proses seleksi tersebut dilakukan. Berikut merupakan pekerjaan rumah yang harus teman-teman lakukan untuk berpeluang mendapatkan beasiswa impian.

Buka Mata

Seringkali saya mendapatkan permintaan dari teman-teman di sekitar saya, “Kalau ada tawaran beasiswa, mbok aku dikasih tahu” Permintaan ini merupakan permintaan retoris bagi saya, sebab semua tawaran beasiswa dari universitas mitra UGM selalu dipublikasikan di http://oia.ugm.ac.id/ dan seringkali di-share oleh banyak pengguna di sosial media. Kalau you punya Twitter, KUI UGM bisa di-follow di @oiaugm

Kerjakan PR

Suatu kali saya pernah mengikuti seminar bagaimana mendapatkan beasiswa S2 atau S3 di Australia, waktu itu yang berbicara adalah perwakilan dari University of Western Australia, Dr. Shaun Wellbourne-Wood, kita panggil saja Pak Shaun karena Pak Wellbourne-Wood terlalu panjang. Dalam seminar tersebut Pak Shaun memberikan satu tips penting untuk mengejar beasiswa “Do your homework!”. Lantas PR seperti apakah yang dimaksud? PR yang dimaksud beliau adalah persyaratan administrasi.

Sepertinya memang terdengar sepele, tetapi bila teman-teman perhatikan umumnya persyaratan untuk mendaftar beasiswa yang dipublikasikan lewat KUI UGM adalah persyaratan administrasi. Boleh dikata kelengkapan administrasi ini memiliki nilai sebesar 70% untuk mengantarkan seorang pelamar beasiswa menjadi nominasi/calon yang berkasnya akan dikirimkan pada institusi penyelenggara beasiswa. Persyaratan administrasi yang dimaksud antara lain :

1.                  Letter of Nomination

Surat ini intinya berisi bahwa Dekan/Pejabat Fakultas terkait mencalonkan mahasiswa yang ada dalam surat untuk menjadi calon penerima beasiswa X. Surat ini harus dibuat dalam Bahasa Inggris. Masing-masing Front Office Fakultas biasanya sudah memiliki template-nya.

2.                  Certificate of Enrollment

Surat ini berisi pernyataan dari Pejabat Fakultas yang berwenang bahwa mahasiswa yang ada dalam surat masih terdaftar aktif sebagai mahasiswa Fakultas X semester sekian. Surat ini juga wajib dibuat dalam bentuk Bahasa Inggris.

3.                  Transcript

Untuk dokumen ini mutlak harus dicetak dalam versi Bahasa Inggris. Sering saya mendengar banyak mahasiswa yang meremehkan soal IP. Mereka dengan jumawa berkata yang penting aktif berkegiatan. Tahukah teman-teman bahwa tahap pertama yang dilakukan untuk menyeleksi nominasi adalah screening IPK. Setelah tenggat waktu pengumpulan dokumen dilakukan, Bu Dwi yang in charge dalam urusan beasiswa akan segera membuat peringkat mereka yang memiliki IPK tertinggi dibanding pelamar lainnya. Mengapa diseleksi berdasarkan IPK? Karena hanya itulah instrumen tercepat yang memberikan gambaran intelektual mahasiswa secara akademis. Tidak mungkin UGM akan mengirimkan perwakilan mahasiswa tanpa standar yang tinggi karena mereka dipilih untuk mewakili UGM di tingkat internasional, jadi dilarang malu-maluin dari segi akademis.

4.                  Certificate of English Proficiency

IPK bagus belum merupakan jaminan teman-teman akan masuk daftar nominasi. IPK 3,9 tetapi nilai TOEFL 350, biasanya kriteria seperti ini akan langsung dikeluarkan dari peluang masuk daftar nominasi. Standar skor TOEFL yang dipatok KUI atau institusi pemberi beasiswa biasanya diatas 450 atau diatas 500. Mengapa TOEFL perlu? Karena ini merupakan instrumen yang bisa membuktikan bahwa pelamar beasiswa bisa berkomunikasi dalam Bahasa Inggris. Hal ini perlu sebab kelas yang akan mereka ikuti di universitas manapun di luar negeri sana adalah kelas internasional dengan pengantar Bahasa Inggris. Ingat, IPK tinggi tidak akan banyak membantu bila penguasaan Bahasa Inggris teman-teman kurang baik. Sekedar saran, lebih baik gunakan sertifikat ITP-TOEFL jangan TOEFL-Like.

5.                  Application Form

Layaknya formulir aplikasi beasiswa lainnya, dokumen ini bisa diunduh lewat website KUI atau datang langsung ke KUI untuk memfotokopinya. Usahakan semua poin penting yang diminta diisi. Untuk kegiatan organisasi, cukup sertakan kegiatan semasa kuliah. Tidak perlu kegiatan dari SMP atau SMA, karena kurang relevan dan akan mengurangi nilai ke-eleganan teman-teman.

6.                  Certificate of Health

Beberapa beasiswa kini mensyaratkan surat keterangan sehat dari dokter. Sebenarnya surat ini bisa diperoleh di GMC. Bahkan mereka memiliki template suratnya dalam Bahasa Inggris. Usahakan bila ke rumah sakit, puskesmas, atau klinik manapun untuk meminta surat keterangan sehat, mintalah yang dalam Bahasa Inggris. Bila tidak ada, teman-teman perlu menerjemahkannya sendiri ke penerjemah tersumpah. Bila tetap dikumpulkan ke KUI dalam Bahasa Indonesia, maaf sekali karena keterbatasan waktu pengiriman berkas, seringkali dokumen aplikasi teman-teman dianggap kurang memenuhi persyaratan. Pun bila tetap dikirim ke institusi pemberi beasiswa kemungkinan besar mereka juga akan langsung menggugurkannya.

7.                  Essay

            Apa yang harus ditulis dalam sebuah esai? Biasanya terkait dengan kenapa institusi tersebut harus memilih teman-teman sebagai penerima beasiswa atau motivasi mengapa teman-teman ingin mengikuti program yang ditawarkan. Para penyeleksi beasiswa dari luar negeri menyukai seseorang yang tekun, mau belajar keras, aktif berkegiatan, dan mampu mengaplikasikan value-value yang mereka dapat selama program. Sebelum menulis esai, ada baiknya teman-teman mempelajari program beasiswa yang ditawarkan. Apa relevansinya dengan teman-teman, manfaatnya bagi teman-teman pada khususnya dan pada lingkungan di sekitar teman-teman pada umumnya. Pernyataan seperti memperluas cakrawala pengetahuan memang benar, tapi terdengar basi. Cobalah menulis hal-hal yang terdengar spesifik dan tulus.

Tujuh poin di atas bernilai 70%, lalu apa 30% sisanya? Jawabnya adalah tahapan tambahan seperti wawancara, rekomendasi dosen, dan doa. Kadang kala saking banyaknya pendaftar dan nominasi yang berkualifikasi tinggi perlu dilakukan wawancara untuk menguji seberapa baik kemampuan Bahasa Inggris lisan mereka dan juga kepribadian pelamar beasiswa. Disini posisi ranking Bu Dwi bisa berubah dan berkas nominasi yang dikirimkan juga berubah. Practice makes perfect, guys!

Selain itu, kadang kala institusi pemberi beasiswa mensyaratkan adanya rekomendasi dari dosen, maka tidak ada salahnya jadi mahasiswa baik dan dikenal oleh dosen. Rekomendasi ini tidak akan dibaca oleh KUI UGM melainkan akan langsung dikirimkan kepada staf dari institusi yang memberikan beasiswa.

Bila nama teman-teman sudah masuk dalam daftar nominasi, dipersilakan untuk memanjatkan harapan sesuai dengan agama dan kepercayaan masing-masing.